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公示公告

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关于认真做好市直单位搬迁过程中档案安全管理工作的通知
浏览次数: 发布时间:2017-03-29

 市直相关单位:

因工作需要,部分市直单位即将搬迁新的办公场所,机关档案也将随之搬迁。为做好搬迁过程中的档案安全管理工作,确保档案安全万无一失,现就有关事项通知如下:

一、高度重视搬迁过程中档案的安全管理工作

档案是党和国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家以及人民群众根本利益的重要依据,是党和国家的宝贵财富,是不可再生的信息资源。各单位要以对党和国家、对历史负责任的态度,高度重视搬迁过程中的档案安全管理工作,进一步增强档案安全意识,切实加强对档案安全工作的领导,将档案搬迁工作纳入单位整体搬迁工作计划,做到档案搬迁工作与单位整体搬迁工作同部署、同安排、同实施。要落实档案安全管理责任制,明确档案安全管理责任部门和责任人。各单位档案人员要牢固树立“安全第一”的思想,坚决防止和克服松懈、麻痹思想和侥幸心理,确保搬迁过程中档案安全万无一失。

二、切实做好档案搬迁工作

档案搬迁工作不仅涉及搬迁单位档案部门,而且涉及搬迁单位内部各个部门。各单位要加强协调,统筹安排,制定方案,

有条不紊地做好档案搬迁工作。各主管局应对下属单位档案搬迁做好监管。

(一)各单位要按照国家有关对档案室基础设施建设的要求,在新的办公区合理安排好本单位档案用房,档案库房尽量不安排在一楼和顶楼,远离火源、水源地,同步配备档案安全管理设施设备,充分满足档案室各项功能需求,确保搬迁后本单位档案保管安全并能正常开展档案工作。

(二)单位各部门搬迁前要认真清理本部门和个人手中留存的文件材料,属于单位归档范围的文件材料要及时向档案室归档,任何部门和个人不得拒绝归档或据为己有,不属于单位归档范围的文件材料要按程序做好清理、登记、审核、监销工作,任何部门和个人不得擅自处理。

(三)单位档案人员要认真做好档案搬迁方案,切实做好档案室所藏档案搬迁的各项准备工作。一是对室藏档案进行一次全面的清点核查,做到档案实体与档案目录准确对应,账物相符二是及时收回借出未还的档案资料以及留存在各部门和个人手中的应归档文件材料,防止档案资料散失。三是采用光盘或移动硬盘对档案管理系统安装包、档案目录数据、全文数据及完整数据库进行脱机备份,严防数据丢失。四是做好档案打包、编号、押运和重新上架工作。要采用坚固耐用的包装材料,按顺序对档案进行打包,并在每个包装箱(盒)上作好标识;已打包的档案要单独存放,专车运送,不得将其与其它办公用品和易燃易爆等危险物品混放和运送;要安排人员随车押运,确保档案运送途中安全;档案数量较多的单位,可单独安排档案搬迁日期;档案搬迁到新的库房后,要及时上架排列,重新制作存放标识,尽快提供查阅利用。

我局将全力配合各单位做好搬迁过程中的档案安全管理的指导工作。搬迁工作结束后,我局将适时对搬迁单位档案安全管理情况进行一次专项检查,并通报检查结果。对因措施不到位、责任不落实造成档案安全责任事故的,将依法追究有关人员责任。构成犯罪的,将移交司法机关依法追究其刑事责任。

各单位在档案搬迁工作中遇到问题可随时与市档案局档案馆室科联系。

联系人:赵 悦、于 丽、吴 蔚

联系电话:2837310

 

盘锦市档案局

2017213

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